Benefits

• Einsparung und Reduzierung von Prozess- und Verwaltungskosten
  durch zentralisiertes und cleveres Datenmanagement

• Verkürzung der Bearbeitungszeiten durch Vereinfachung und systemische Hilfen (z.B. Massendatenbearbeitung)

• und damit schnellere Verfügbarkeit und Bereitstellung der Daten

• Unternehmensweit schneller und gezielter Zugriff auf Produktdaten durch alle Prozess-Beteiligten (Marketing, Redaktion, Vertrieb, Logistik, Entwicklung, Customer Care, usw.)

• Konsistente, Corporate Design-konforme und korrekte Daten für alle Vertriebs- und Marketing-Kanäle (Sortimentsdaten, Stammdaten und Content-Daten,
  usw.)

• Vermeidung von ungewollten Content-Varianten und -Redundanzen (i.d.R. echte Kostentreiber)

• Nachhaltige und verlässliche Daten für automatisierte Prozesse

Umsetzung

Schritt 1: Globaler Artikelstamm

Der erste Schritt bei der Einführung von PIM war der Aufbau eines globalen Artikelstamms im PIM-System. Dabei wurden in Kombination mit der Einführung einer eindeutigen und verbindlichen Konzernartikelnummer die isolierten Artikelstämme der weltweiten Hama Niederlassungen in der Artikelverwaltung des PIM-Systems bereinigt und hinterlegt. Begleitet
wurde diese Phase des Datenclearings und der Integration durch den Aufbau einer generischen API zum automatisierten, zyklischen und nachhaltigen Datenaustausch mit den unterschiedlichen ERP-Systemen der Hama Auslandsniederlassungen.

Mit diesem ersten Step wurden nicht nur Transparenz geschaffen und Datenverfügbarkeit optimiert sondern vor allem auch die Voraussetzungen für alle weiteren automatisierten PIM-Prozesse gelegt, die ohne verlässliche und
strukturierte Stammdaten nicht denkbar und auch am Ende auch nicht realisierbar sind.

Schritt 2: Redaktionsprozess

In einem zweiten Schritt wurden dann die einzelnen Pflege-Prozesse zu Content-Produktion und -Veredelung unter einem zentralen Redaktionsprozess – von der ersten Anlage über die Klassifizierung bis hin zur Publikationsfähigkeit eines
Artikels – gebündelt und im PIM-System abgebildet. Die PIMRedakteure
erhalten ihre Arbeitsaufträge paperless in einer Taskliste, die dann entsprechend abgearbeitet wird. Wichtig im internationalen Kontext war es den Prozess so zu gestalten, dass auch Redakteure bei den Auslandsniederlassungen einbezogen wurden und von der Zentrale in Monheim jeweils nur fertige und abgenommene Texte zur Übersetzung und lokalen Veredelung systemisch bereitgestellt bekommen.

Schritt 3: Publishing / Printausleitung

Das jStage PIM-System wurde systematisch als zentrale Publishing-Instanz zur Versorgung unterschiedlichster Kanäle aufgebaut – beispielsweise der B2B-Online-Shops der einzelnen Hama Unternehmen, der Schnittstellen zu Kunden
und Datenpools im In- und Ausland sowie zur automatisierten Ausleitung von Printmedien über die Ausgabekanäle Web2Print, PIM2Print und Desktop Publishing.
Hama ist heute in der Lage innerhalb von wenigen Stunden einen aktuellen Katalog mit mehreren tausend Seiten in jeder verfügbaren Sprache mit jedem beliebigen (Kunden-) Sortiment druckfertig auszuleiten und besitzt mit der jStage Publishing-Komponente ein flexibles Instrument zur automatisierten
Produktion unterschiedlichster Printmedien vom großen Katalog bis hin zum Preisschild für den Werksverkauf.

Hat man in den vergangenen Jahren beispielweise die Printkataloge in einem jährlichen Rhythmus produziert, ist Hama heute mit einem 2-monatigem Publikationszyklus mit den aktuellen Artikeln am Markt und bei den Kunden. Hierbei ist Hama dank der zentralen Daten im PIM-System nun in der Lage in kürzester Zeit einerseits die zahlreichen Auslandsniederlassungen und andererseits dezidiert Kunden mit spezifischen Katalogen und Verkaufsunterlagen zu versorgen.

Folgeschritte

In der Folge wurden viele kostenintensive manuelle Pflege und Verwaltungsprozesse rund um die Produktinformationen abgelöst und im Rahmen von PIM konsequent systembasiert und automatisiert aufgesetzt.

Dies betrifft beispielsweise die automatisierte Produktion von Produktbeziehungen. Hama digitalisiert auf auf diese Weise seine Kernkompetenz als Zubehörspezialist und verwaltet heute mehr als 25 Mio. Produktbeziehungen im jStage PIM-System, die über zahlreiche Marketing-Kanäle ausgegeben werden – etwa in Form von digitalen und gedruckten Kompatibilitätslisten für die Kunden oder über den Zubehör-Assistent in den E-Commerce-Systemen.

Darüber hinaus wurde aufgrund der zunehmenden Standardisierung der Datentransaktionsprozesse – Stichwort Datenpools – das PIM-interne Klassifikationssystem um das Management von weiteren, externen Produktklassifikationscodes erweitert. Hama verwaltet heute im PIM-System
mehr als 10 verschiedene Produktklassifikationssysteme, kundenspezifische Systeme und Branchenstandards (z.B. GPC, ETIM, UNSPSC, etc.) und ist damit auch künftig in der Lage, Produkte in den internationalen Märkten zu platzieren.

2015 startete Hama mit dem „Translation Manager Modul“ im jStage PIM-System zur zentralen und automatisierten Steuerung von Übersetzungsaufträgen an einen externen Translation Provider. Damit konnte Hama die Durchlaufzeiten
bei der Übersetzung erheblich verkürzen und mit verlässlich verfügbaren Übersetzungen weitere Prozesse automatisieren. Ein manueller Versand von Dokumenten zur Übersetzung von Artikeltexten ist bei Hama heute dabei nicht mehr nötig.

Das jStage PIM-System verwaltet und steuert heute als zentraler Single Point of Truth die Produktdaten der etwa 20 Unternehmen in der Hama Gruppe – Zentrale und Auslandsniederlassungen – und verteilt diese zielgruppengerecht und automatisiert an die einzelnen Hama Ländershops, an die Markenshops der Hama Eigenmarken sowie über Schnittstellen zu Datenpools und zu Handelspartnern im stationären Handel und im Distanzhandel und stellt die notwendigen Produktdaten für die automatisierte Versorgung der Printkanäle
bereit.

Durch die nachhaltige und schnelle Entwicklung des Systems ist Hama für die Zukunft bestens aufgestellt und für die kommenden Herausforderungen bereit.